Praktijkschets Formule

Hoofdkantoor met leden of filialen welke zoveel mogelijk centraal regelen

Hieronder staat beschreven hoe LogicTrade kan werken voor een hoofdkantoor en haar filialen of leden wanneer zoveel mogelijk zaken (zoals inkoop en opslag) centraal geregeld worden. Dit is slechts een voorbeeld van een situatie. Legt u zoveel mogelijk bij uw leden neer, kijkt u dan ook onder Hoofdkantoor decentraal waar een decentrale manier van werken met LogicTrade wordt beschreven.

Hier worden twee uiterste situaties beschreven, uiteraard is een middenweg ook mogelijk. Maar dit is wel een mooi referentiekader om de mogelijkheden van LogicTrade te ontdekken.

Centraal assortiment
Formule F wil beschikken over een artikelbestand waarin alle artikelen staan welke verkocht kunnen worden door haar winkels. Formule F wil dit artikelbestand graag van alle verschillende leveranciers digitaal aangeleverd krijgen, zodat zij van al die artikelbestanden (of artikelcatalogi) één bestand kunnen maken waarin alle artikelen staan die hun winkels kunnen verkopen.

- Deze artikelbestanden kunnen ze binnenkrijgen via EDI rechtstreeks van fabrikant A, waarna de artikelen na het
  binnenhalen direct in het centrale artikelbestand staan.
- Deze kunnen ze ook binnenhalen via portalen waarop zij en hun fabrikanten zijn aangesloten waarna deze
  artikelen ook rechtstreeks in hun centrale artikelbestand komen te staan.
- Een derde mogelijkheid is om ze in te lezen in het artikelbestand vanaf aangeleverde excellijsten.
- Wanneer er fabrikanten zijn die geen van bovenstaande mogelijkheden bieden, of wanneer meer informatie
  ingevoerd moet worden dan met excellijsten geïmporteerd kan worden, moeten de artikelen handmatig worden
  ingevoerd.

Dit artikelbestand deelt het hoofdkantoor onder in verschillende groepen om de grote en kleine filialen elk hun eigen standaardassortiment aan te leveren. Alle filialen worden iedere nacht geüpdate om zo de artikelwijzigingen vanaf het hoofdkantoor te verwerken. Het hoofdkantoor kan wel de prijswijzigingen (bijvoorbeeld voor een folder) ver van te voren invoeren, omdat er per prijs met een start- en einddatum gewerkt wordt. Dit centraal assortiment werkt per filiaal door in alle verkoopkanalen als kassa, kiosk, back office, webshop; dus ook wijzigingen worden overal doorgevoerd.

Cijfers en statistieken
Alle filialen koppelen automatisch de verkoopcijfers en omzetten terug naar het hoofdkantoor. Er is dus altijd inzicht in de laatste cijfers per filiaal of over alle filialen op het hoofdkantoor.

Ook de voorraden per filiaal zijn in te zien vanaf het hoofdkantoor.

Inkoop
De inkoop wordt centraal geregeld voor alle filialen op het hoofdkantoor van Formule F. Van alle filialen wordt automatisch de te bestellen hoeveelheid aangegeven wanneer de minimumvoorraad bereikt is en de artikelen welke in commissieorders verkocht zijn maar niet op voorraad waren. De inkoper op het hoofdkantoor doet dagelijks de inkooporders de deur uit, hiervoor laat hij het besteladvies tonen die van alle filialen voorgaande meeneemt in een advies per leverancier. De inkoper ziet daarbij of hij het francobedrag of de minimum bestelhoeveelheid heeft bereikt. Hij kan er dan zelf voor kiezen om de inkooporder al dan niet te plaatsen. Deze inkooporders worden automatisch op de juiste wijze naar de leveranciers verzonden – bijvoorbeeld per fax of mail. Komen deze artikelen binnen in het centrale magazijn, dan ziet de inkoper dat de artikelen binnen zijn.

Logistiek
De logistiek medewerker van het centrale magazijn meldt de binnenkomende orders op locatie met zijn PDA. Commissieorders zijn ingepland om rechtstreeks bij de klant te bezorgen, deze moet hij dus verzamelen per rit. Dat ziet hij op zijn scherm of draait hij uit op papier. Daarna worden de losse artikelen voor deze orders automatisch van de voorraad afgeboekt.

Wanneer de winkels aangevuld moeten worden met voorraad, kan hij de voorraad overboeken naar de filialen. Ook heeft hij rechtstreeks inzicht in de voorraad van de filialen.

Intranet
Formule F werkt met het LogicTrade Intranet. Er zijn diverse fora actief, waar tussen de filialen tips uitgewisseld worden. Ook staan alle bestanden als folders, foto’s, schappenplannen en nieuwsbrieven hier.

Webshop
Op het hoofdkantoor wordt de volledige webshop beheerd,  van het artikelbeheer (de webshop maakt van hetzelfde artikelbestand gebruik als de filialen – er is dus één centraal artikelbestand) tot en met de logistieke afhandeling daarvan. Ook de inkoop hiervan gaat mee in het besteladvies dat de inkoper dagelijks genereert.

Kiosk en kassa
De kiosk en de kassa bij alle filialen draait ook met het artikelbestand dat op het hoofdkantoor wordt bijgehouden. Wanneer een marketingmedewerker op het hoofdkantoor de folder invoert met de juiste begindatum, wordt het artikel vanaf die datum getoond met een extra opvallende kleur op de kiosk en rekent de kassa met de juiste folderprijzen.