Hoe werkt de nieuwe offerte module?

Werken met de offertemodule

In dit artikel leer je hoe je de offertemodule gebruikt: van het maken van een nieuwe offerte tot het versturen, definitief maken en omzetten naar order. Voor een aantal onderwerpen verwijzen we door naar verdiepende artikelen.

Het offerte-overzicht

Wanneer je de offertemodule opent, kom je op het overzicht. Bovenaan staan drie inzichten die je in één blik vertellen waar je staat: het aantal openstaande offertes, de totale openstaande offertewaarde, en het gemiddelde offertebedrag over de laatste 30 dagen. Klik op "Openstaande offertes" om de lijst direct te filteren op alles wat nog niet definitief is.

Daaronder zie je de lijst zelf. De lijst laadt automatisch verder bij scrollen — je hoeft niet door pagina's te klikken. Onderaan staat een teller die je laat zien hoeveel offertes je nu in beeld hebt van het totaal.

Zoeken en filteren

Boven de lijst staan een zoekbalk en filterknoppen. Met de zoekbalk kun je zoeken op offertenummer, klantnaam of referentie. De filters laten je verfijnen op herkomst, verkoper en status. Een actief filter blijft zichtbaar tot je 'm wist met "Alles wissen".

Een offerte openen

Er zijn twee manieren om een offerte te openen:

• Eén klik op een regel opent een rustige preview rechts van de lijst. Hierin zie je alle gegevens, maar je kunt niets aanpassen. Handig om snel te checken wat er in een offerte staat.
• Dubbel-klik op een regel opent de volledige bewerkmodus. Hier kun je alles wijzigen.

Werk je liever met je toetsenbord? Gebruik de pijltjes om door de lijst te navigeren, spatie om de preview te openen, en enter om in de bewerkmodus te springen.

Een nieuwe offerte maken

Klik rechtsboven op Nieuw. Je opent een leeg offerte-canvas waar alle stappen samenkomen: klant, artikelen, voorwaarden, versturen.

Stap 1: Klant kiezen of aanmaken

Bovenaan de offerte vul je de klant in. Zoek op naam, klantnummer of e-mailadres — bestaande klanten verschijnen direct in een lijst. Staat de klant er nog niet bij? Klik op Klant aanmaken. Je vult een paar essentiële velden in (aanhef, naam, contactgegevens, adres) en de klant wordt direct toegevoegd aan je administratie.

Stap 2: Artikelen toevoegen

Onder de klantgegevens kun je artikelen toevoegen. Je hebt drie bronnen:

• Eigen catalogus — artikelen die jij zelf beheert
• Live artikelen — artikelen rechtstreeks vanuit onze 100+ aangesloten leveranciers, zonder dat je deze eerst in je eigen catalogus hoeft te zetten
• Handmatig artikel — voor eenmalige of niet-gekoppelde producten

Zoek het artikel via de zoekbalk en klik om toe te voegen. Het artikel verschijnt als regel in de offerte. Wil je het aantal aanpassen? Klik in het aantal-veld; decimalen zijn toegestaan. Wil je een korting toevoegen of de prijs handmatig aanpassen? Klik op de regel om de artikeldetails te openen.

Voor artikelen met configuraties (bijvoorbeeld vloeren met kleur- of maatkeuzes) opent zich automatisch een configurator. De gekozen configuratie wordt samengevat onder de artikelregel; te lange samenvattingen kun je uitklappen met "lees meer".

Stap 3: Voorwaarden instellen

Onderaan de offerte staan de voorwaarden: leverwijze, leverweek, eventuele kortingen op totaalniveau, en aanbetalingsafspraken. Standaard staan hier de waarden die je vaak gebruikt; je kunt ze per offerte aanpassen.

Stap 4: Opmerkingen toevoegen

Opmerkingen kun je op twee niveaus toevoegen:

• Op offerte-niveau — algemene opmerkingen die de hele offerte betreffen. Zichtbaar in de drawer en in de bewerkmodus.
• Op regel-niveau — opmerkingen bij een specifieke artikelregel. Open de regel om een opmerking toe te voegen.

Opmerkingen zijn zichtbaar voor zowel klant als leverancier waar relevant.

Een offerte versturen

Wanneer je offerte klaarstaat, klik je op Versturen. Je krijgt drie keuzes:

• Direct mailen vanuit LogicTrade. Je kunt de e-mail aanpassen, een lay-out kiezen, en bijlagen toevoegen.
• Deellink versturen via je eigen kanaal — WhatsApp, sms, je eigen mailprogramma. De klant opent de offerte in een preview-pagina.
• Digitaal laten tekenen door de klant. Geen printer of scanner nodig.

Wat je ook kiest, voor het versturen krijg je een overzicht te zien: wie de ontvanger is, welke bijlagen meegaan, en welke lay-out wordt gebruikt. Zo zijn er geen verrassingen.

Na het versturen verschijnt de offerte met status Niet definitief in je overzicht. Je kunt 'm blijven wijzigen zolang de klant nog niet heeft geaccepteerd.

Een offerte definitief maken

Een offerte wordt definitief op het moment dat de klant akkoord geeft. Klik op de status-pill en kies Definitief. De status verandert en je krijgt de vraag of je direct een order wilt aanmaken.

Goed om te weten — Zodra een offerte definitief is, kun je de offerte-inhoud niet meer wijzigen. De prijzen, artikelen en voorwaarden staan vast. Wel kun je een order maken, de offerte dupliceren, en de offerte bewerken in een volledige edit-modus voor uitzonderlijke aanpassingen.

Definitieve offertes herken je in het overzicht aan een groene Definitief-pill. Heb je er al een order van gemaakt? Dan zie je daarnaast een klein donker vinkje. Klik erop om de bijbehorende order te openen.

Omzetten naar order

Wanneer een offerte definitief is, kun je 'm omzetten naar een verkooporder. Vanuit de offerte klik je op Order maken. Een modal opent waarin je:

• aanvinkt welke artikelen mee gaan in deze order (handig als je de offerte in delen wilt uitleveren)
• de leverweek en leverwijze invult
• eventueel voorwaarden aanpast

De defaults staan al ingevuld op basis van de offerte. Vaak hoef je alleen op Order maken te klikken.

Na het maken van de order zie je in het offerte-overzicht direct dat er een order van is gemaakt. Vanuit de orderlijst kun je terug naar de offerte als referentie.

Een offerte dupliceren

Wil je een nieuwe offerte starten op basis van een bestaande? Open de offerte, klik op het menu-icoon (☰) rechtsboven het paper, en kies Dupliceren. Je belandt direct in de nieuwe gedupliceerde offerte, klaar om aan te passen. De originele blijft onveranderd staan.

Dit werkt ook voor definitieve offertes, handig wanneer een klant een tweede project bij je doet en de eerste offerte een goed startpunt is.

Een offerte verwijderen

Open de offerte en klik op het menu-icoon. Onderaan staat Verwijderen. Je krijgt een bevestiging te zien voor het definitief verwijderen — eenmaal weg is weg. Verwijderen kan alleen op offerte-niveau, niet op losse regels (regels haal je weg door op de regel te klikken en op het kruisje te drukken).

Historie bekijken

In de drawer en in de bewerkmodus staat onderaan de historie van de offerte. Belangrijke momenten (aangemaakt, verstuurd, geaccepteerd, order gemaakt) staan duidelijk gemarkeerd met een gekleurde stip. Kleinere wijzigingen worden gebundeld waar het zinvol is, bijvoorbeeld "Lisa deed 3 wijzigingen" met daarachter de tijdstip-range. Klik op een bundel om te zien wat er precies is veranderd.

Per dag is de historie gegroepeerd ("Vandaag", "Gisteren", "Eerder"), zodat je in één blik ziet wanneer wat gebeurde.

Snel werken met je toetsenbord

Voor wie veel offertes maakt loont het om een paar toetsen te kennen:

• Pijltjes ↑ ↓ in de lijst — door offertes navigeren
• Spatie — preview openen voor de geselecteerde offerte
• Enter — direct in de bewerkmodus springen
• Escape — preview of bewerkmodus sluiten
• Tab — door velden binnen een offerte

De pijltjes werken ook binnen de drawer en in het quick-actions menu.

Liever nog even de oude module?

Tijdens de overgangsperiode kun je terugschakelen naar de oude offertemodule. Klik op de Acties-knop rechtsboven het overzicht en kies Terug naar oude module. Alle data blijft hetzelfde, een offerte die je in de oude module maakt is direct zichtbaar in de nieuwe, en andersom.

Terugschakelen geldt alleen voor jouw account; je collega's behouden hun eigen voorkeur.