Servicemelding aanmaken

Wat is het

Een servicemelding registreert een vraag, klacht of serviceverzoek van een klant. Bij het aanmaken leg je vast om welke klant het gaat, waar de melding over gaat, en welke artikelen erbij betrokken zijn.

Een nieuwe melding krijgt automatisch een servicenummer en de status Nieuw. Zolang je nog niets hebt ingevuld, staat er Concept bij het nummer.

Wanneer gebruik je dit?

Je maakt een nieuwe servicemelding aan zodra een klant je benadert met een vraag of klacht. Bijvoorbeeld: een meubel dat beschadigd is geleverd, een vloer waar een vlek op zit, of een vraag over onderhoud.

Voordat je begint

Je hebt het recht servicemeldingen toevoegen nodig. Heb je dit niet, neem dan contact op met je beheerder.

Het helpt om de relevante informatie alvast bij de hand te hebben: de klant (naam of klantnummer), eventueel het artikel waar het over gaat, en zo concreet mogelijk wat de klacht of vraag is.

Zo werkt het

Een nieuwe melding starten

1. Open het service-overzicht.
2. Klik rechtsboven op de groene knop + Nieuw. Je opent een leeg scherm voor een nieuwe servicemelding.
3. Bovenin zie je het automatisch toegewezen servicenummer en de status Nieuw. De vermelding Concept betekent dat de melding nog niet is opgeslagen.

De klant kiezen

1. In de sectie Klant bovenaan typ je in de zoekbalk de naam of het klantnummer.
2. Kies de klant uit de zoekresultaten. Naam, adres en contactgegevens worden automatisch overgenomen.
3. Staat de klant er nog niet bij, klik dan op + Nieuwe klant aanmaken om eerst de klant aan te maken.

De melding beschrijven

1. Vul in de sectie Melding de omschrijving in. Beschrijf zo concreet mogelijk waar de klant tegenaan loopt.
2. Voeg optioneel een artikel toe in de sectie Artikel 
3. Vul de sectie Diagnose in zodra je weet wat er aan de hand is.

De melding opslaan

Klik rechtsboven op Opslaan. De Concept-vermelding verdwijnt en de melding is vindbaar in het service-overzicht.

Goed om te weten

Je hoeft niet alles in één keer in te vullen. Sla op zodra je de basisinfo (klant en omschrijving) hebt en vul de rest later aan. Zolang de melding niet op een eindstatus staat, kun je alles aanpassen.

Krijg je een melding binnen die ontstaat vanuit een eerdere verkooporder (bijvoorbeeld een klacht over een geleverd product), dan kun je dat later koppelen via de sectie Artikel.

De rechter panelen (Gekoppeld, Afspraken, Labels, Notities, Historie) vul je gaandeweg in tijdens de afhandeling. Voor het aanmaken zelf zijn ze niet nodig.